Nazwa procesu

Cel przetwarzania danych

Podstawa prawna przetwarzania

Okres przechowywania danych

Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

jeśli dotyczy

Współadministratorzy danych

Treść obowiązku informacyjnego

Zawieranie i realizacja umów/zamówień z kontrahentami

Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy/zamówienia z kontrahentem

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

(podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy/zamówienia)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o)

Dane przetwarzane są przez czas realizacji umowy/zamówienia, a po jej/jego zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową/zamówieniem oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.

Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami kontrahentów w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy/zamówienia lub jej/jego realizacji.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla kontrahenta oraz osób reprezentujących kontrahenta

Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/skargą.

Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy/zamówienia.

Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości)

Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.

Obsługa ruchu osobowego i materiałowego na terenie Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. oraz ORLEN S.A. w Gdańsku 

Zapewnienie bezpieczeństwa, ochrony osób, obszarów oraz urządzeń Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. oraz ORLEN S.A. w Gdańsku poprzez:

a)  prowadzenie kontroli wejścia/wyjścia oraz wjazdu/wyjazdu na teren Rafinerii Gdańskiej oraz ORLEN S.A. w Gdańsku,

b)  ewidencjonowanie naruszeń zasad obowiązujących na ww. terenie,

c)  wykonywanie kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność  

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wynikających w szczególności z Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, Ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. oraz ORLEN S.A.)

art. 9 ust. 2 lit. b RODO

(wypełnienie obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą, o ile w tym przypadku przetwarzanie danych jest niezbędne;

Dane osobowe przetwarzane są:

a)  w przypadku procesu związanego z ruchem osobowym przez okres 10 lat od chwili zarejestrowania ostatniej aktywności w systemie kontroli dostępu,

b)  w przypadku procesu związanego z ruchem materiałowym zgodnie z okresem określonym w dokumentach wewnętrznych dot. ruchu materiałowego obowiązujących w Rafinerii Gdańskiej  Sp. z o.o. oraz ORLEN S.A. w Gdańsku,

c)  w przypadku kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu przez okres nieprzekraczający roku od czasu ich zebrania. W przypadku gdy zebrane dane mogą stanowić lub stanowią dowód w postepowaniu czas ten ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postepowania,

d)  w przypadku zidentyfikowania naruszenia przez osobę, której dane dotyczą zasad obwiązujących na terenie Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. oraz ORLEN S.A. w Gdańsku, w tym zasady trzeźwości na ww. terenie, dane w zakresie imienia i nazwiska przez okres wskazany w dokumentach wewnętrznych obowiązujących w Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. oraz ORLEN S.A. 

Ochrona osób i mienia, kontrola produkcji oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie rafinerii, m.in. w związku z uwzględnieniem w wykazie przedsiębiorców o szczególnym znaczeniu gospodarczo-obronnym.

Informacje na temat przetwarzania danych osobowych dotyczące osób w związku z obsługą ruchu osobowego i materiałowego

Zapewnienie bezpieczeństwa  osób przebywających na terenie objętym monitoringiem Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. oraz ochrona osób i  mienia, kontrola produkcji oraz  zapewnienie bezpieczeństwa na terenie rafinerii

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

Zapisy z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres maksymalnie 30 dni od momentu zarejestrowania nagrania, w przypadku danych wykorzystywanych do celów kontroli produkcji w okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia nagrania, z wyjątkiem sytuacji, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu.

Ochrona osób i mienia, kontrola produkcji oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie rafinerii.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób wchodzących na teren objęty monitoringiem wizyjnym Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

Formularz kontaktowy

Kontakt z interesantem w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

Dane wskazane w Formularzu kontaktowym przechowywane są przez okres 1 roku od momentu przesłania wiadomości.

Zapewnienie udzielenia odpowiedzi na wpływające zapytania od interesantów.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób korzystających z formularza kontaktowego Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

Rekrutacja pracowników

Prowadzenie procesów rekrutacyjnych w  Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. oraz ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów

art. 6 ust.1 lit a RODO

(zgoda pracownika pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz w przypadku przetwarzania danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wymaganych art. 22¹ Kodeksu pracy, w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia)

Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy:

a)   wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia do systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody,

b)   nie wyrazili zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu zawarcia umowy o pracę z wybranym kandydatem, a po tym czasie niezwłocznie usuwane.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym organizowanym przez Rafinerię Gdańską Sp z o.o.

Organizacja praktyk i staży

Prowadzenie procesów rekrutacyjnych na staż lub praktykę w Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. i  ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów

art. 6 ust.1 lit a RODO

(zgoda osoby, której dane dotyczą, pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz przetwarzania danych w prowadzonych w przyszłości procesach rekrutacyjnych)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze wymaganych art. 22¹ Kodeksu pracy) w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia)

Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy:

a)   wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia o systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody,

b)   nie wyraziły zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu rozpoczęcia stażu/praktyki, a po tym czasie niezwłocznie usuwane.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób uczestniczących w procesach rekrutacyjnych na staże i praktyki organizowane przez Rafinerię Gdańską Sp. z o.o.

Program etyczny

Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wywołanego zgłoszeniem naruszenia Kodeksu etyki Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego.

Zapewnienie przestrzegania w Rafineriii Gdańskiej Sp. z o.o. przyjętych norm postępowania w relacjach zawodowych, jak i społecznych oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób zgłaszających naruszenie Kodeksu Etyki Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. oraz osób, których dotyczy zgłoszenie

Przeciwdziałanie nadużyciom

Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wywołanego zgłoszeniem nadużycia

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. związanych ze zgłoszeniem do organów ścigania zawiadomienia o podejrzeniu przestępstwa, zgodnie z art. 304 § 1 kodeksu postępowania karnego)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

Dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających z przepisów prawa. W sprawach, w których potwierdzono wystąpienie nadużyć wyczerpujących znamiona przestępstw lub przestępstw skarbowych, z uwagi na obowiązujące okresy karalności tych czynów, dane osobowe będą przechowywane przez okres 25 lat.

Zapobieganie nadużyciom, ochrona reputacji Grupy Kapitałowej  oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób zgłaszających nadużycie lub zdarzenie o charakterze nadużycia oraz osób, których dotyczy zgłoszenie.

Zakupy - Platforma Zakupowa LOGINTRADE

Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia niepublicznego i ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy

art. 6 ust. 1 lit b RODO

(podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorze. związanych z m.in. z przepisów kodeksu cywilnego)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes  współadministratorów)

Dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem kontrahenta, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania umowy oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z tytułu jej realizacji, roszczeń z tytułu uczestnictwa w postępowaniu zakupowym oraz przez okres umożliwiający zapobieganie oszustwom i nadużyciom, ale nie dłużej niż przez 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy lub od zakończenia postępowania zakupowego bez zawarcia umowy.

Transparentność działań i przekazywanie informacji o zwycięzcy procesu zakupowego do pozostałych uczestników biorących udział w danym postępowaniu oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z postępowania zakupowego.

ORLEN

ORLEN Oil

LOTOS Petrobaltic

LOTOS Kolej

LOTOS Lab

LOTOS Ochrona

LOTOS Paliwa

LOTOS Serwis

LOTOS Straż

LOTOS Upstream

Rafineria Gdańska

Energobaltic

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób biorących udział w procesach zakupowych organizowanych na platformie zakupowej Logintrade 

Udzielanie pełnomocnictw

Udzielenie pełnomocnictwa oraz jego obsługa

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

Dane przetwarzane będą przez czas obowiązywania pełnomocnictwa, a po jego odwołaniu/wygaśnięciu przez okres wymagany przepisami obowiązującego prawa, m.in. do czasu wygaśnięcia roszczeń z tym związanych, nie dłużej jednak niż przez okres 10 lat liczonych od odwołania/wygaśnięcia pełnomocnictwa.

Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla pełnomocników Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 15-22 RODO

Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

związanych m.in. z realizacją wymagań wynikających z art. 15-22 RODO),

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

Dane przetwarzane będą przez okres 3 lat liczonych od dnia przekazania przez Rafinerię Gdańską Sp. z o.o./odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie.

W przypadku kiedy Rafineria Gdańska Sp. z o.o./otrzymała od jednej osoby więcej wniosków dotyczących różnych przypadków, każde ze zgłoszeń traktowane jest indywidualnie, w związku z tym okres przetwarzania danych osobowych liczony jest dla każdego z otrzymanych zgłoszeń oddzielnie.

Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób, których dane dotyczą, realizujących prawa z art. 15-22 RODO

Samoobsługowy odbiór paliw z Terminala Paliw Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

Wydanie Karty Kierowcy uprawniającej do wjazdu na Terminal paliw, planowanie odbiorów w aplikacji przez klientów/przewoźników, weryfikacja  tożsamości podczas odbiorów paliw z Terminala paliw, monitoring wizyjny podczas procesu odbioru paliw, prowadzenie rejestru wykroczeń regulaminowych, obsługa, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia roszczeń.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

Dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a po ich zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem ewentualnych roszczeń.

Realizacja procesów samoobsługowego odbioru paliw z Terminala paliw, zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony mienia, pawidłowego nadzoru nad obiektami Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona

dla kierowców odbierających paliwo z Terminala Paliw Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

Zwiedzanie Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

Zorganizowanie zwiedzania terenu rafinerii oraz zapewnienia bezpieczeństwa na terenie rafinerii.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.)

Dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celów, jednak nie dłużej niż przez okres 1-go roku licząc od dnia zwiedzania terenu Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

Organizacja zwiedzania terenu rafinerii oraz zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia znajdującego się na tym terenie.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób zwiedzających teren Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.